Documentação:

• Histórica (Jornais, Revistas, Manuscritos, ...)
• Administrativa (Doc. contabilísticos, Correspondência, Faxes, ...)
• Técnica (Desenhos técnicos, Mapas, Posters, Plantas, ...)
• Gráfica (Fotografias, Tranparências em película e vidro, ...)

A digitalização é um processo pelo qual a informação em suporte físico como por exemplo o papel, é transformada para um suporte em formato digital. O método mais utilizado para introduzir documentos escritos dentro de sistemas de informação é a sua digitalização através de um scanner. Contudo, existem outros métodos que permitem atingir o mesmo fim tais como a utilização de um fax-modem, microfilme e/ou outros dispositivos de digitalização.

O processo de digitalização é composto pelas seguintes fases:

• Preparação dos documentos
• Captura de imagem
• Indexação
• Armazenamento
• Pesquisa e recuperação

Preparação de documentos: Dependendo do equipamento de captura, por exemplo se um scanner planetário de alimentação manual ou um scanner com alimentação automática, os documentos a ser digitalizados, devem estar em condições de modo que o processo de alimentação seja feito de forma contínua. Assim é necessário:

• Definição de lotes: criar volumes de documentos de modo a tornar mais eficiente o controlo de produção, distribuindo os diferentes tipos de documentos pelo equipamento mais adequado.
• Remoção de objectos metálicos: remoção de clips e agrafos que impeçam a alimentação contínua dos documentos e dependendo do equipamento utilizado para captura, danificar, riscando os vidros ou materiais sensíveis por onde passam durante a captura, colocando separadores entre os diferentes documentos.

Desvincar e desdobrar: tornar o documento o mais plano possível. Por um lado é importante que se coloque toda a informação visível, por outro trata-se da qualidade da imagem digitalizada, que no caso de vir a ser reproduzida manterá sempre as imperfeições. Se na digitalização a preto e branco nota-se pouco estes efeitos a menos de ocultarem a informação, isto já não é verdade se a captura for feita em escala cinza ou a cores e quanto maior for a resolução de captura mais se nota.

Captura de imagem: É a fase do processo em que um documento em suporte físico papel ou outro material é passada para suporte digital dando origem a um ficheiro com a imagem do documento em formato digital como por exemplo tiff, bmp, jpg, png, etc.... A optimização deste processo depende tanto o equipamento como das ferramentas de Software. Para isso dispomos de:

Scanners de alto rendimento: scanners de alto débito optimizados para alimentação automática contínua. Óptimo para documentos soltos e em bom estado de conservação.

Scanners profissonais para arte gráfica e fotografia:  scanners A3 para artes gráficas, com uma elevada resolução e velocidade de digitalização.





Scanners para livros: scanners para digitalização de livros, jornais e documentos de grande porte tais como mapas, desenhos e posters. Com sistema de compensação de lombada permite que a digitalização possa ser feita sem danificar os livros. Estes scanners são ideais para documentação histórica, em bom ou mau estado, ou única, pois a alimentação de documentos é manual e colocados sobre a mesa de digitalização sem o uso de rolos ou sistemas mecânicos, não correndo o risco de serem rasgados ou amarrotados.

Indexação: Os ficheiros são renomeados por forma a que sejam identificados  unicamente tanto quanto possível. Conforme pretendido o nome do ficheiro poderá conter informação sobre ele próprio e quanto á estrutura de armazenamento.

• Edição de Metadados Descritivos: Tanto os ficheiros de imagem como os de texto podem conter informação inserida no código da prória imagem que permite não só ser identificada quando consultados os metadados mas também ser lidos e indexados em sistemas de pesquisa de ficheiros. Este tipo de informação em sistemas de informação vai facilitar a pesquisa e completar a descrição dos ficheiros. Os metadados referidos podem ser por exemplo o mome da imagem, palavras chave para ser pesquisável, autor, etc...

Armazenamento: Esta etapa é similar à função de uma secretária quando armazena fisicamente documentos num armário. Uma vez realizada a indexação, a imagem contém o índice que, por sua vez, é armazenado num dispositivo de armazenamento que permita a escrita. Este pode ser um disco magnético, um MO, um CD/DVD, entre outros.
A quantidade de informação que se quer gerir indicar-nos-á a quantidade de armazenamento necessária, assim como também a velocidade esperada para a recuperação dos mesmos.

Pesquisa e recuperação: Este processo é o equivalente à pesquisa de um documento dentro de uma pasta arquivada que pode estar melhor ou pior organizada.
O utilizador define no software de GESTÃO DOCUMENTAL os parâmetros por onde vai realizar a pesquisa. Quantos mais parâmetros se definirem, mais precisa será a pesquisa.
O tempo que um utilizador pode demorar a pesquisar manualmente um arquivo dentro de um armário e o tempo que demoraria a fazê-lo electronicamente não podem, tão pouco, ser comparados, pois neste segundo caso o acesso é quase instantâneo.

Digitalização Gráfica: é utilizado equipamento digitalizador de mesa direccionado para artes gráficas de modo a proporcionar uma completa satisfação das necessidades do cliente. Com uma capacidade de 2.400ppp (pontos por polegada) e uma densidade óptica de 3,8DMax oferecemos uma qualidade de imagem excepcional para os trabalhos mais exigentes até ao formato A3. Com a utilizão de padrões de calibragem IT8 máximizamos a fidelidade às cores. Calibração efectuada a cada trabalho ou em intervalos de tempo regulares.

A digitalização de transparências fotográficas pode ser efectuada a partir de diversos suportes recentes ou utilizados no passado, como sejam:

• 35mm
• 120mm
• Chapa de vidro
• Diapositivos
• 5x4

É assegurado durante o processo, o correcto manuseamento dos suportes de modo que não sejam deixadas marcas nos mesmos. Deve ser feita uma limpeza prévia do suporte para eliminar qualquer corpo estranho presente no original. Essa limpeza é feita com ar e uma mistura líquida não agressiva para com o suporte.

A digitalização dos negativos pode ser efectuada com um máximo de resolução de 2400dpi, dependendo do objectivo do trabalho final.
Aconcelhamos ainda a acomodação dos negativos em papel acid free, evitando a deteorização da imagem original.

 Digitalizamos qualquer fotografia até ao formato A3 independentemente do tipo de papel removendo defeitos provenientes do género de impressão.
Apesar da fidelidade ao original aparecer em primeiro lugar, é próprio de certas impressões tipo revista, a digitalização apresentar certo lixo resultante das características próprias do papel usado. É necessário nestes casos aplicar obrigatóriamente um filtro de descreening para obter melhores resultados digitais.

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